8Manage PM：项目控制管理新手指南

在项目团队启动并执行其任务的过程中，项目经理承担着关键的责任，包括但不限于：密切监控项目进展、定期提交关于进展、问题及潜在风险的报告，并在必要时与团队成员及客户协商，对项目计划进行适当的调整。

如果项目方向出现偏差，或者更极端的情况，即项目目标与实际需求严重不符，应当如何处理？在这种情况下，项目控制的重要性便凸显出来。

项目控制的定义是什么？

项目控制涉及对项目的跟踪、评估和报告，包括项目的基准状态（即项目计划的初始状态）、当前状态（即项目的实际进展）以及预测的未来走向。

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它的核心在于识别潜在的问题，对变化做出明智的决策，并持续将项目计划与实际情况相匹配。

无论项目规划得多么周密，都无法完全预测其进展。在没有项目控制的情况下，项目经理将难以应对因预算、时间、资源、进度和成本的不可预见变化而产生的风险。

然而，通过有效的项目监控和控制，项目经理能够及时发现计划与实际不符的情况，并采取有效措施进行纠正，从而防止项目偏离预定目标或最终失败。

项目控制的五个关键领域

项目监控与控制涉及以下五个核心领域：

1. 项目变更（尤其是范围变更）

若项目范围自始未被跟踪，则难以识别范围蔓延现象。确定导致偏离预期的因素亦将变得复杂。
然而，项目变更的跟踪不仅有助于识别范围的变异，还能促进及时沟通。此外，通过分析变更的影响，可以更有效地管理未来的项目。

2. 成本、预算和进度

当项目成本与进度失去控制时，延误便成为常态。例如，一个计算错误可能导致预算偏离预定轨道。

通过实施项目成本、预算与进度控制，可以精确计算成本并制定项目时间表，还能让管理者了解成本与时间表变化的时间点及原因。

3. 项目风险及问题

项目控制流程的建立有助于更有效地管理风险。通过预先识别潜在风险并持续监控，可以及时发现并应对。

这反过来意味着可以制定应急计划，以解决这些问题，同时确保项目按预定方向前进。

4.人力资源管理

缺乏项目控制可能导致对谁可用、谁应负责特定任务以及谁负责什么的信息缺乏了解。

结果可能是无法优化人员可用性，甚至可能因资源管理不善而导致项目延误和成本超支。

通过集中规划和监控资源，可以在问题恶化前降低风险。例如，检查谁被过度预订以及过度预订的程度。同样，通过在投资组合级别管理人员来更好地分配任务。为了实时降低风险，如果原始受让人出现问题，可以迅速将任务转移给其他人。

5. 质量与验收

项目质量控制确保满足所有内部和客户的期望，并确保项目下的所有任务都已完成。

事实上，这是成功的代理机构确保所有客户工作都是最高质量的方式，这有助于他们在竞争中脱颖而出。

如何开始项目控制？

要实施有效的项目控制，请遵循以下两个主要步骤：

1. 建立跟踪、检测和行动的框架

为有效控制项目，建立一个跟踪进展的系统非常重要。为此，可以选择多种工具和技术，例如：

● 定期召开团队站立会议以了解任务完成情况。
● 使用项目规划和预测工具来追踪谁在何时做什么。
● 使用时间表软件记录团队的工作时间，以便将实际工作时间与预算工作时间进行比较。

此控制系统的目的是创建可见性，以便尽早发现与基线相比的任何预算、时间表和范围差异。这有助于管理客户及其期望。 当发现任何差异时，应采取行动。 评估变更的影响，并与团队和客户协商，以找到前进的方向。如果认为有必要，请不要回避提出建议并做出变更。

2. 使用项目管理软件

像8Manage PM这样有效的项目管理软件支持项目全周期管理，具有规划、预算和预测功能，可以帮助管理者设置里程碑跟踪、检测和行动框架。

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从理论上讲，项目控制和规划看似简单。然而，企业在实施项目控制时面临一些挑战。 例如，54%的组织表示他们无法实时获取项目KPI。事实上，三分之一的组织花费一天或更长时间手动收集项目报告。

解决方案是什么？8Manage PM项目管理软件可以做到：

● 自动实时跟踪所有项目数据，生成项目报告
● 自动跟踪需求的审批与接收情况
● 自动跟踪每个可交付成果的时间与进度
● 资源分配及有效跟踪其实际使用率
● 有效管理项目层及活动层收入和成本的预算
● 无缝协同运作，项目与业务相互连通

使用8Manage PM项目管理软件的好处还包括更好的时间表和预算估算、减少失败项目的数量以及更有效地利用项目资源。

实施项目控制是确保项目质量，并维持项目按预定计划和资源分配进行的关键措施。不过，首先请确保团队有一个合适的软件工具来跟踪和检测项目实际进展与既定基线之间的差异。