如何选择合适的供应商管理系统？

供应商管理系统可以对企业的业务及其日常运营产生深远影响。该解决方案可集中管理采购、预算编制、供应商选择、交付跟踪、发票开具和报告。管理这些流程既费时又费钱，这也解释了为什么一半以上的企业目前都将数字化转型作为重中之重。

但是，如何选择合适的供应商管理系统：既能满足预算要求，又能应对日常挑战？看完本文你就明白了。

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供应商管理系统为何重要？

随着业务发展，企业与越来越多的外部供应商展开合作。手动管理数十或数百个供应商，在订购、合规性和付款方面可能会出现成本高、耗时长的问题。

实施用于管理和集中供应商数据的软件解决方案，可以减少或消除这些问题。

通过使用供应商管理系统来跟踪供应商协议和关系，企业可以获得巨大的收益：
● 减少材料、商品和服务支出
● 将供应商纳入首选计划
● 跟踪重新订购和续订信息
● 提高供应商履约率
● 简化采购战略和流程
● 应付账款（AP）流程自动化
● 通过提高数据可见性改善决策

选择供应商管理系统的步骤

选择供应商管理系统的过程应该是全面的、经过深思熟虑的。它应解决企业目前遇到的痛点，并提供改进供应商管理流程的解决方案。

1、确定系统目标

这听起来似乎是显而易见的，但选择供应商管理系统的第一步是了解为什么需要这样一个系统。如果在开始搜索之前就确定了想要解决的痛点，带着解决痛点的目标去衡量每个解决方案会更有效率。

从短期和长期两个方面考虑，问自己几个问题：
● 我们目前使用了多少应付账款自动化（如果有的话）？
● 我们目前的供应商管理和会计系统最紧迫的问题是什么？
● 应付账款部门处理发票异常、延迟付款、重复入账或滞纳金等问题的频率如何？
● 团队是否遇到过大范围的问题，如虚假发票或发票付款遗失？

根据上述信息，你可以为采购职能确定一些短期或长期目标。

2、评估当前系统

如果你的企业已有现有系统（手动或自动），请思考以下问题：
● 我们目前有采购到付款系统？是否适合我们当前的运营提供服务？
● 目前在发票审批、三方匹配、供应商付款处理等方面有哪些内部控制或工作流程选项？
● 我们目前如何访问、编辑和使用发票数据？我们需要合并哪些数据格式？

了解现有系统如何融入更大的技术堆栈和审批流程，有助于指导决策。

3、检查集成潜力

供应商管理系统应与你现有的技术堆栈兼容，而不会危及企业的数据。请咨询你的 IT 团队，以确保正在考虑的解决方案能与已使用的技术配合良好，并且确认每一个解决方案都能保护你的数据。

首先，与 IT 团队快速沟通。让他们知道你正在考虑一些软件解决方案，并询问是否有任何关于应用程序接口（API）的需要。IT 团队可能有文档化的要求或供应商问卷可供使用。

此外，IT 团队还可以帮助你评估供应商是否安全地存放企业数据。他们甚至可能制定了所有供应商都必须满足的标准。

根据这些信息，确定至少三个适合当前业务流程并能满足未来目标的供应商自动化解决方案。寻找能提供灵活直观的平台，对财务报表和支付处理等敏感数据具有高度安全性，以及大量集成选项的解决方案。

4、供应商管理系统产品演示

确定了要考虑的软件供应商后，就要为每个供应商安排一次演示。在演示过程中，应将重点放在需要从供应商管理系统中获得什么才能取得成功，从而控制演示过程。

在演示前，准备好一份问题清单，以便有足够的信心做出决定。了解自己的预算，估算一下投资供应商管理软件能节省多少费用。为了增强决策信心，你也可以邀请IT 团队成员参加演示。

在演示开始时，提醒销售代表你的痛点和目标。这将有助于确保销售代表专注于你的独特需求，并为解决你的具体问题做好准备。

考虑供应商管理系统的主要功能

怎样才能知道哪种供应商管理系统最适合你的企业？下面列出了一个强大的集成供应商管理系统的主要功能：
● 提供有关供应商业绩、时间安排和其他重要数据的深度定制分析和仪表板
● 管理时间、费用和发票，合并账单
● 创建预测分析，帮助预测未来的人员需求和市场趋势
● 管理候选人信息、供应商信息信息
● 为供应商提供门户网站，以方便支出、开票、报告
● 随时随地通过任何设备工作
● 随公司发展而扩展

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