如何在项目管理中跟踪资源可用性？

项目是有计划、有安排的，在不超支预算的情况下按期执行项目，项目经理必须了解资源的可用性。这是资源管理流程的一部分。

什么是资源可用性

资源可用性是指了解执行项目所需的资源、何时需要以及在何种情况下需要。能够协调完成项目所需的资源，是项目成功的关键，既能在截止日期前完成，又能守住预算。

弄清楚如何分配资源是有效资源管理计划的一部分。首先，项目经理需要知道项目需要哪些资源。这一点说起来容易做起来难。

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然后，必须了解所有的资源，包括组建的团队、团队使用的工具。当有了一份详尽的资源清单，就按照日程安排将资源分配好，这样才能在需要的时候交付。否则，将会造成代价高昂的延误。

带有资源管理功能的项目管理软件对于规划和安排资源大有帮助。8Manage PM就是一款全面的项目管理软件，其强大的甘特图可以组织资源并将其与项目任务联系起来，支持定义项目资源角色和资源均衡管理以更好地管理和调用资源。

在8Manage PM中，你可以将所有资源依赖关系联系起来，避免延误，甚至还可以过滤关键路径，帮助确定工作的优先次序。设定基线后，你就可以捕捉到资源计划并进行实时跟踪，将计划工作与实际工作进行比较。

项目资源的类型

项目资源大致可分为有形和无形两类。有形资源是指有物质意义的人、地点和事物。无形资源是非物质的，如精力、时间、信息等。

在管理项目时，资源通常被分为以下七类：人员、信息、材料、工具、能源、资本和时间。

● 人员：人力资源，执行项目的团队
● 信息：团队完成项目所需的知识信息也是一种资源
● 材料：与更具体的项目相关，如建筑项目的砖块砂浆
● 工具：涵盖建筑和制造工具（例如锤子和重型机械）到硬件、软件
● 能源：运行项目使用的工具和机械的能源，以及使团队富有成效的工具或软件的能源。例如电力、汽油、柴油等
● 资本：在项目向前推进之前，需要利益相关者的财政支持。
● 时间：时间影响着每一个项目，将项目放在时间轴上可从头到尾查看整个项目

为什么跟踪资源可用性很重要？

跟踪资源可用性是管理资源的关键。如果不知道资源在哪里，就无法在需要的时候把它们送到需要的地方。因此，规划、安排和优化项目资源相当重要。否则，就会浪费项目资源，也将花费时间和金钱。

跟踪资源可用性的方法有很多，比较常见的三种方法是资源调度、资源规划和资源优化。使用这些方法可以帮助你监控资源，从而更有效地使用资源。

资源调度
资源调度用于将资源最有效地分配给任务或项目。安排完成项目所需资源的开始及结束日期，是其中一部分工作。这些日期基于资源能力和可用性。

资源规划
资源规划是指确定项目所需的资源，以及如何获取和分配这些资源。当需要在多个项目中共享资源时，这也是项目组合管理的关键部分。

资源优化
资源优化是指确保人力资源和非人力资源的可用性与项目进度相匹配的方法。实现这一目标的一些技术包括资源平衡（调整开始和结束日期）、资源平滑（将需求控制在预算范围内，以避免增加更多资源）和逆向资源分配（从最后一项或最关键的任务开始，然后从那里倒推计划）。

使用8Manage PM管理资源可用性

8Manage PM项目管理软件面向实时交易，提供实时规划、管理和跟踪资源的工具，帮助你进行资源的查找、申请、分配并跟踪所有资源的使用情况。

● 计划和调度 —— 了解可用资源和可用时间
● 可用技能和所需技能 —— 评估每个人的技能以及是否需要添加额外的技能（或人员）
● 资源利用 —— 了解已经在哪里投入资源以及这些分配是否合适
● 资源能力 —— 了解真正的工作能力，认识到并非所有时间都可以利用
● 资源优先级和分配 —— 确定那些需要最多注意力和专业技能的优先计划

除了支持上述功能外，8Manage PM还提供各种资源计划与使用报表，可以轻松生成有关项目状态、项目组合状态、差异、时间表等的大量报告。根据这些报表，项目人员可清晰地了解在项目进展中所有资源的计划分配情况，实际分配情况以及实际使用情况，同时也能提高他们处理资源冲突的能力和对交付的控制能力。

项目资源管理较为复杂，经常动态变化。但采用实时的8Manage PM项目管理软件，你就能关联跟踪时间、成本和风险，对项目全流程进行充分管理，从而提高项目效率。