项目管理中有效任务分配的简单指南

在项目管理中，有时会出现人力资源匮乏或负担过重的情况。因此，项目经理有责任确保在项目进度内，将任务于正确的时间分配给正确的人。

任务分配有哪些不容忽视的好处？

在专业项目管理工具的帮助下，正确地进行任务分配可以为企业带来更多好处。

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1. 优化资源利用

智能任务分配有助于组织优化利用资源，这是实现既定目标的最有效方法之一。根据员工的技能组合和能力分配任务可确保工作质量不受影响。

不正确地利用资源，如分配不相关的任务、分配超出员工能力的任务，甚至给某些员工分配很少的工作，都会影响团队的士气，降低团队的工作效率。

2. 任务问责制

当人们不知道谁应该做什么工作时，任务就很容易被忽略。

通过为员工分配任务，你可以将任务分配给一个或多个人员，从而确保在一个地方明确分配职责。每个人都能看到谁在做什么，员工也不会故意忽略相关任务。任务分配解决了工作责任问题。

3. 更好的任务委派

任务分配包括评估可用资源，并根据其专业和能力将其分配到项目和任务中。这将帮助你把任务分配给最合适的人。更好地委派任务意味着团队成员不会感到被忽视或工作过度，这对提高员工保留率也很重要。

有了更好的任务委派，当任务没有按时完成时，项目经理就知道该找谁了解情况。

4. 准确跟踪进度

使用 excel 分配任务已经过时了。电子表格不仅容易损坏，还容易出现人为错误。另一方面，使用可靠的项目管理工具可以让项目经理在一个集中的位置鸟瞰所有与任务相关的数据。

8Manage PM是一款端到端管理项目全流程的高效软件，具有丰富的视图形式，可实时跟踪资源、时间及任务的进度。它的看板可显示任务所处的阶段，时间表可显示执行指定任务所花费的时间，表格视图可让你创建待办事项，甘特图可让你设置任务之间的依赖关系，并在工作发生变化和截止日期发生变化时轻松调整计划。

5. 提高项目盈利能力

巧妙的任务分配可以提高项目的盈利能力，因为你可以选择最适合特定任务的人员。但要管理 100 多名员工并不容易。像8Manage PM这样的先进项目管理工具能让你对可支配的资源有一个全面的了解。

你可以查看谁可以执行特定任务、创建任务和子任务、将任务分配给个人或小组、设置时间和日期、设置时间估算、跟踪花费的时间、创建重复任务以及将文件附加到一个位置。

改进任务分配的五个技巧

我们知道任务分配为企业及其项目团队带来了诸多益处，问题是如何更好地进行任务分配？

作为项目经理和团队领导，如何在团队成员之间分配任务是组织整体成功的关键因素。

1. 制定计划

俗话说，没有计划就等于计划失败。项目经理需要制定一个具体的任务分配计划，概述以下问题并给出正确答案。

● 在规定时间内要完成多少任务？
● 谁是参与项目的团队成员？
● 哪些团队成员擅长哪个领域，谁需要接受培训以提高技能？

2. 确定可用资源

你希望某些人完成某些任务，并在计划中列出他们的名单。但你是否了解过他们是否可以完成计划任务？有可能他们的日程已经排得满满的，没有足够的时间在指定的时间内完成任务。因此，一定要确定可用资源，这样才能有效地计划和分配任务。

3. 设定明确的期望

在团队开始执行项目之前，安排一次小组会议，让每个参与者都了解项目的成果。每个参与者都应了解自己在项目中的角色，但管理者也应确保没有不切实际的期望和目标。

应定期通报项目和任务的进展情况以及个人绩效。这将有助于检查团队是否走在实现既定项目目标的正轨上。

4. 一对一沟通

与所有团队成员保持清晰的沟通有助于提高团队内部的透明度。与团队成员进行一对一对话，讨论他们分担的工作量，对于激励和吸引员工相当重要。

作为管理者，你还需要用心倾听团队的建议、想法和疑虑。 8Manage PM内置即时聊天功能，允许经理和团队成员收发即时信息，以交换信息。

5. 将任务划分为子任务并创建待办事项列表

将大型、复杂的任务划分为较小、易于管理的子任务，使项目参与者更轻松、更清晰地开展工作。如果某些任务需要重新安排，管理工作流程也会变得更加容易。

此外，创建待办事项清单还能使工作流程井然有序，从而减少混乱和压力。完成部分或大部分任务后，方框上的"√"会让你更有成就感和满足感。

8Manage PM帮助企业将项目工作进行自然分解，并强化执行适当责任与承诺。当某团队成员更改其承诺时，8Manage 会自动通知其他相关人员。

任务管理的有效工具

8Manage PM基于WBS，其项目任务分配功能旨在帮助项目经理优化项目任务队列、状态和分配。它允许项目经理为任务大规模分配或重新分配资源，并通过更精细的财务指标来控制预算。

● 项目计划与执行紧密相连
● 与实际业务交互实时互连
● 资源需求和依赖清晰明确
● 实时监控工作流程和分配
● 实时提醒负责人参与评审与验收
● 提供实时概览与定期报告

借助8Manage PM，你可以按小时分配资源，并确定最有利可图和效率最低的任务。你可以按项目和任务运行盈利报告，实时了解项目时间和成本。

结语

项目的成功取决于你在组织中执行的项目管理任务分配如何。最重要的是，将任务分配给合适的人，这样他们就可以在短时间内以最少的错误完成工作。