经济衰退期间，数字化PMO如何帮助企业抗过来？

当经济困难时，普通人会减少奢侈品、娱乐等不必要的消费。他们会把钱省下来，用以应付日常生活必须的支出：食品、住房、教育、医疗保健等。

企业也不例外。在经济不景气的情况下，明智的企业会通过减少不必要的服务和基础设施来削减开支。有些企业为了维持生计，甚至会缩减必要的关键业务资源。

据 PMI 称，在动荡时期，PMO （项目管理办公室）往往是高管首先取消的业务职能。事实上，PMO 不是一种奢侈品，而是一种必需品。这要归功于它通过准确的数据、流程标准化和提高项目可见性，为企业提供战略价值。可以说，PMO 能帮助企业应对即将到来的麻烦，甚至毫发无损。https://qy.ctoutiao.com/uploads/2023/08/07/1691373684160330.png1. 优化资源管理

在预算很紧张的情况下，要有效地将团队成员分配到平行任务中，从而避免出现大的项目依赖关系，还存在一些困难。挑战在于要确保你拥有所需的资源，而且只拥有所需的资源。

通过标准化资源分配和能力规划流程，数字化PMO 可以帮助项目团队更准确地申请和使用资源。PMO 将使用单一真相来源，这样整个组织的每个人都能从准确的数据和对项目的完全可见性中获益。

例如，数字化PMO 可以让你从广度和细度两个角度了解资源分配情况。你可以纵观全局，确定项目汇聚点，并将团队成员安排到同时完成的任务中。你还可以深入研究并识别团队成员在个人层面上的风险，如超出预算或接近信用额度。

2. 消灭僵尸项目

僵尸项目是指由于各种原因未能兑现承诺，但却不断拖拖拉拉，不断吸收资源，而没有真正对企业的战略或收入前景产生积极影响的项目。

僵尸项目并不少见。它们的存在并不说明组织效率低下。毕竟，在签字同意的时候，这些项目看起来确实很有前途。

但途中发生了变化使项目失去了价值。让项目无限期地萎缩下去，则是效率低下的表现。这表明需要提高资源分配的可见性，更好地与业务战略保持一致。

数字化PMO 可以识别那些仍在占用有效资源的闲置项目，以便你将其关闭。数字化PMO 通过客观的方式来确定项目的价值。例如“是否符合战略目标”、“投资回报率是否超过总体拥有成本”。

无论项目利益相关者是谁，只有那些符合PMO 严格标准的项目才有机会复活。

3. 确定项目的优先次序

有些项目更有可能产生较高的投资回报率，而在经济衰退迫在眉睫的情况下，这一点是不容置疑的。

通过与战略价值保持一致并使用项目优先级矩阵，PMO 可以选择有价值的项目流。根据企业的业务目标，PMO 会权衡每个项目的潜力。如果投资回报率是主要目标，PMO就会优先考虑那些收益较大的项目。

但在分配价值时，还有其他指标也很重要：

-总拥有成本（TCO）：以较低的总拥有成本换取较少的回报，可能会帮助一些企业维持下去。

-时间：对于那些产能接近饱和的企业来说，进度要求相对较低的项目可能显得更加现实。

-简单性：这是一个宽泛的指标，但在经济不稳定时期却能引起共鸣。例如，你可能需要一个材料易于采购的项目。

PMO 将根据所选指标为每个项目打分，按照从 "紧急和重要 "到 "既不紧急也不重要 "的等级对项目进行排序分类。

4. 提高生产力

这里说的 "提高生产力 "，不仅仅是指增加产出，而是指提高产出的价值。

在任务和项目方面都需要有一点回旋余地。这样，你就可以从容应对那些突然下达的项目，而不会影响其他重要工作的优先顺序。

数字化PMO 可以清楚地看到这些相关性。它可以监控团队的产出，发现提高效率和生产力的机会。例如，它可以计算出团队成员 "空闲 "的最佳时间，这样他们就能很好地完成工作，并对突发机会做出反应。

不仅如此，数字化PMO 还记录项目的失败和成功，以便你从中吸取经验教训。这将使你能参与到持续改进的过程中，从而减少资源浪费并提高质量。

在经济衰退时提升项目价值

经济衰退可能会导致许多组织收紧资金并削减资源、流程甚至关键业务职能。但有远见的企业懂得利用知识和工具，如8Manage PMO 软件，克服挑战从而脱颖而出。

1.  建立一个项目管理办公室

使用  PMO 建立项目管理办公室，包括：
a) 报告（信息收集、评估和分发），
b) 方法（问责制、合规监控、咨询、技术支持、培训和其他组织单位的认证），
c) 管理层（领导内部项目负责人，管理单个项目）等角色。

2.  一致的优先级别

使用 PMO 定义优先级别。这优先级别必须得到整个组织的尊重——包括最高管理层——并且与组织的文化、战略和制度保持一致。

3.  动态资源管理

使用 PMO，PMO 可向项目经理提供人才库、资源技能及容量规划、紧急外部资源使用机制等。 PMO 帮助项目经理很好地确定技能和容量差距，处理资源冲突， 并实时追踪内外部变更和影响， 让项目经理第一时间更新资源计划。

4. 战略项目一致性

​PMO 的战略地图实时显示战略的KPI完成情况及其相关的项目里程碑、可交付成果、支出和收入的最新信息，使 PMO 经理和项目经理对项目与战略 KPI 的因果关系一目了然。

这些技巧本质上都很容易理解。希望能帮助你的企业在当前经济形势下蓬勃发展，更好地管理时间与业务，在竞争中取得先机。